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La legalización o apostilla de documentos confirma la firma y el sello que han sido realizados por organismos o entidades públicas. Normalmente, la legalización se realiza en la oficina consular del país que haya solicitado esta verificación y coincide con el lugar donde se ha emitido el documento. Y la apostilla de la haya se realiza en otros organismos públicos designados por las autoridades públicas españolas.
Para realizar la legalización de un documento deberá asegurarse de aportar el original y tener una copia auténtica. Además, mediante nuestro servicio de legalización de documentos podemos realizar los trámites de la forma siguiente:
- Enviarnos los documentos que necesitas legalizar
- Realizaremos en tu nombre las tasas correspondiente de los tramites
- Confirmar la dirección donde necesitas recibir el documento legalizado o apostillado.
Documentos extranjeros que pueden legalizarse en España
La sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación únicamente admitirá para ser utilizados en España los documentos siguientes:
- Documentos públicos originales
- Copias de los mismos expedidas por el organismo emisor
- Copias compulsadas por las representaciones de España en el extranjero de documentos que previamente hayan sido legalizadas por vía diplomática
- Copias notariales
Pasos para legalizar y apostillar un documento en España
La empresa o las personas interesadas en legalizar un documento deben seguir los pasos siguientes:
- Comprobar que el país de destino es firmante de alguno de los convenios suscritos por España para la abolición del requisito de la legalización de los documentos públicos extranjero.
- Verificar que el documento puede legalizarse o apostillarse, en este apartado hacemos especial atención a los documentos judiciales, notariales, mercantiles y emitidos por entidades religiosa:
Con carácter general, se pueden apostillar o legalizar los documentos emitidos por la Administración General del Estado, los documentos emitidos por las comunidades autónomas, entidades locales, traducciones juradas de español a otros idiomas, los documentos oficiales de enseñanza no superior, académicos, los documentos oficiales de enseñanza superior, los documentos de entidades religiosas, certificados médicos y certificados veterinarios. Por otro lado, los documentos judiciales, notariales y mercantiles que describimos a continuación:
Documentos judiciales
Los encargados de legalizar estos documentos (actas de nacimiento, de matrimonio o de defunción, etc.) son: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente, Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y por último la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Documentos notariales
Es importante que estos documentos estén legalizados por vía notarial, de la siguiente manera: a) Notarios; b) Colegios notariales; c) Ministerio de Justicia-Legalizaciones, sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación; por último, d) la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Documentos mercantiles
Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
- Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación.
- Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes. Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España.
Documentos de entidades religiosas
Los documentos de la iglesia católica deben ser legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
- Los inscritos en registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, precisarán la legalización de: el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio, la unidad de Legalizaciones del Ministerio de Justicia.
- Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial: En ambos casos, el proceso de legalización concluirá con la legalización por parte de la representación de la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
Denegación de legalización de documentos
El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación no legalizará documentos en los casos siguientes:
- Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
- Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
- Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
- toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.)
Convenios que eximen de legalizar documentos
Esto se quiere decir que se suprimen el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un Estado firmante del Convenio y que se pretenda que tengan efectos en otro Estado también firmante.
- España ha firmado diversos acuerdos. El más relevante es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.
Este acuerdo simplifica los trámites para el Estado emisor y para el receptor de los documentos, ya que prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla.
Los documentos emitidos en un país del Convenio que hayan sido certificados por una Apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de cualquier otro tipo de autenticación.
Convenio de Atenas nº 17 de la Comisión Internacional del Estado Civil
Para documentos que se refieran al Estado Civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que estén destinados. Cualquier otro documento que haya sido extendido para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto de estado civil. Los países firmantes de este convenio son: Austria, España, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal y Turquía. BOE Nº 112, de 11/05/1981.
Convenio de Viena nº 16 de la Comisión Internacional del Estado Civil
Para certificaciones plurilingües de actas de nacimiento, matrimonio o defunción, provenientes de: Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Cabo Verde, Croacia, Eslovenia, España, Estonia, Francia, Italia, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania, Serbia, Suiza, Turquía BOE Nº 200, de 22/08/1983.
Convenio de Londres nº 63 del CE para documentos expedidos por los Agentes diplomáticos o consulares.
También las declaraciones oficiales, tales como menciones de registro, visados de fecha abierta y certificaciones de firma en cualquier documento. Los países firmantes de este Convenio son: Alemania, Austria, Bélgica, Chipre, España, Estonia, Francia, Grecia, Irlanda, Italia, Islandia, Liechtenstein, Luxemburgo, Moldavia, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumanía, Suecia, Suiza y Turquía. BOE Nº 206, de 28/08/1982.
Canje de notas entre el Gobierno de España y la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas, el cual exime de legalización por vía diplomática a las Certificaciones de Registro Civil provenientes de Rusia. BOE Nº 93 de 18/04/1985.
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