¿Qué la gestión de documentos?

La gestión de documentos no es más que el almacenamiento, la captura y la recuperación de documentos. Cualquier organización ya es capaz de almacenar, capturar y recuperar documentos de manera diaria. Generalmente los documentos llegan a las empresas de manera física, y en forma de papel o también en formato digital.  

Una factura que llega por correo convencional u ordinario, es un documento que puede contabilizarse y leerse. No obstante, es probable que dicha factura se haya generado tras el pedido o compra de una empresa. Dicho pedido podría ser un registro digital, lo que supone que tendremos dos documentos diferentes pero que se relacionan entre sí y por lo tanto deben tenerse debidamente referenciados, pero que, sin embargo, la forma en la que se almacenan es totalmente diferente.   

A este ejemplo también se le podría sumar alguna nota de entrega, un contrato o un documento de aceptación. Nuevamente, todos estos documentos podrían encontrarte en diferentes sistemas y formatos, pero también podrían encontrarse en diferentes departamentos de la empresa.

En el caso de un contrato, este puede almacenarse dentro de un archivo en el departamento legal de la empresa, y la nota de la entrega del documento podría estar archivada en un almacén, mientras que el documento de aceptación puede encontrarse en el departamento que recibió el pedido finalmente.

En las empresas se puede dar el caso en el que las personas estén ubicadas físicamente en lugares distintos, pero que al mismo tiempo todos se van vinculados con la factura de alguna manera.  Si no existe una gestión documental dentro de la empresa que sea funcional, gestionar todos esos documentos será complicado.

¿A qué se refiere con gestión de documentos?

La gestión documental se refiere al conjunto de normas que se emplean para poder gestionar dentro de una empresa documentos de cualquier tipo que se crean o se reciben dentro de un negocio. Dicha gestión debe estar debidamente organizada para poder facilitar encontrar y extraer información siempre que sea necesario, poder conservar aquellos que son importantes y deshacerse de los que no lo sean, utilizando en todo momento métodos que sean eficientes y eficaces para poder salir de ellos correctamente.

Cuando nos referimos a un sistema de gestión de documentos o DMS, nos estamos refiriendo a una forma automática para asegurar, digitalizar, organizar, aprobar, etiquetar y completar distintas labores utilizando una versión online de estos archivos o documentos que se vean involucrados en los procesos diarios de una empresa u organización.

Para poder lograr esto se suele hacer uso de un software, el cual se encargará de organizar y controlar todos los documentos que se generen en la empresa e incorporará contenidos y capturas utilizando repositorios de documentos, flujos de trabajo, sistemas para recuperar información y demás elementos.

Características de la gestión de documentos:

Estas son algunas de las características más notorias utilizadas en la gestión documental:

  • Bloqueo, check-in y check-out: esto sirve para coordinar de manera simultánea la edición de algún documento y de esta forma los cambios que realice un miembro de la empresa no se sobrescriban sobre los de otra persona.
  • El control de versiones: gracias a este control se pueden mantener un historial sobre cómo fue creado el documento actual y cómo esta nueva versión se diferencia de las versiones más antiguas.
  • El roll-back: este funciona para poder “activar” una versión anterior del documento en caso de que haya algún error
  • El registro de la auditoria: esto se utiliza para poder reconstruir cualquier tipo de cambio que una persona le haya hecho a un documento en el transcurso de este en el sistema de la empresa.

Es importante saber que, aunque la gestión documental puede ser utilizada de manera independiente, esta también es un mecanismo que debe ser usado dentro de un ambiente de gestión de contenidos de la empresa.

¿Qué ventajas tiene utilizar un sistema para la gestión de documentos?

Un sistema funcional de la gestión de documentos permite que sea fácil y útil para las compañías para combinar archivos digitales y en papel en un solo repositorio. Los documentos físicos pueden ser escaneados, o también se pueden importar aquellos formatos digitales de estos documentos que han sido generados por sistemas diferentes.

Puedes tener desde hojas de cálculo hasta archivos PDF, imágenes, documentos generados por algún procesador de texto y demás formatos.

Contar con una gestión documental puede ofrecer numerosas ventajas a tu empresa, algunas de estas son:

  • El repositorio de archivos o documentos: los sistemas para la gestión documental funcionan como un repositorio base para todos aquellos documentos que son importantes para la organización. Gracias a esto se puede ver, compartir, cambiar y acceder a todos los archivos existentes. Con este proceso las empresas se ahorran un montón de tiempo que suelen invertir archivando y tratando de localizar un documento.
  • Asegurar correctamente los documentos: cuando los documentos no se gestionan correctamente, las posibilidades de fuga de información sensible e importante puede llegar a las manos de la persona equivocada. Si una información que debe ser confidencial llega a las manos incorrectas, puede ocasionar daños irreversibles a tu negocio u organización. Un sistema de gestión de documentos que sea funcional te permitirá proteger toda tu información, todo bajo estrictas políticas de seguridad y con un control de acceso a la información que estará determinado por los roles del personal, y solo aquellas personas que estén autorizadas a revisarla podrán ver algunos archivos y documentos.

También te servirá si en la empresa ocurre algún incendio o desastre natural, pues si tenemos un sistema de gestión de documentos en la nube, vamos a poder garantizar todos los datos importantes de la empresa intactos y libre de cualquier incidente.

Podrás acceder a los documentos solo cuando sea necesario: ya no será necesario tener que esperar a ubicar un documento en un archivo, o que alguien lo busque por ti para poder trabajarlo, ya que con el sistema de gestión de documentos vas a poder localizarlos de manera inmediata y la gestión se realizará en el momento que necesites consultar un documento en específico.